Waarom deze velden?
Op een btw-factuur horen vaak vaste gegevens: wie jij bent, je btw-id, wie de klant is, een uniek nummer, datum, omschrijving, bedragen per tarief en het btw-bedrag. Ontbreekt iets, dan kan aftrek of controle lastiger worden.
Eenvoudige vs bijzondere situaties
Deze checklist dekt de basissituatie. Bij verlegde btw, EU-leveringen of vrijstellingen kunnen extra vermeldingen nodig zijn. Check dan de Belastingdienst.
Koppeling met templates
Gebruik de checklist om je Pages- of Word-template te controleren. Vul daarna je e-mailtekst in en verstuur de factuur.
Praktijkvoorbeelden
Eenvoudige dienst met 21%
Jouw naam en btw-id, klantgegevens, factuurnummer, datum, “Website-onderhoud maart”, bedrag excl., btw 21%, totaal.
Urenfactuur
Omschrijf periode en uren (bijv. 12,50 uur × tarief). Reken btw over het subtotaal. Voeg desgewenst urenverantwoording toe.
Twee tarieven op één factuur
Toon per tarief een regel met bedrag excl. en btw. Sommeer daarna tot één te betalen bedrag.
Veelgemaakte fouten
Geen uniek factuurnummer
Dubbele of ontbrekende nummers maken je administratie lastig te controleren. Houd een doorlopende reeks bij.
Btw-id vergeten
Zonder btw-identificatienummer is een btw-factuur vaak onvolledig. Zet het er standaard op.
Alleen een inclusief-totaal tonen
Maak excl., btw en incl. zichtbaar. De klant (en jij later) moet de berekening kunnen volgen.
Veelgestelde vragen
- Moet elk bedrag excl. en incl. btw staan?
Meestal wel duidelijk: bedrag excl. per tarief, btw-bedrag en totaal te betalen. Exacte eisen hangen van je situatie af.
- Is een doorlopend factuurnummer verplicht?
Je hebt een uniek factuurnummer nodig. In de praktijk gebruik je vaak een doorlopende reeks. Houd die consequent bij.
- Geldt dit ook bij KOR?
Bij KOR factureer je vaak zonder btw. De vermeldingen kunnen anders zijn. Lees de KOR-uitleg en de Belastingdienst.
- Voorbeeld: wat zet ik bij omschrijving?
Iets concreets, zoals “Consultancy april 2026, 8 uur” of “Website-onderhoud Q1”. Zo kan de klant (en jij later) de factuur terugvinden.